Categoria: Gestió Documental

Digitalització de documents | Contractes, Reclamacions, Expedients

Digitalització de documents / digitalització d'arxius

La digitalització de documents o arxius permet accedir a un document electrònic en segons, independentment del lloc en el qual et trobis.

NORMADAT realitza la totalitat del procés:

  • Recollida
  • Digitalització
  • Indexació
  • Validació de camps
  • Exportació de fitxers a servidors externs
  • Explotació web d'imatges en entorn segur

La digitalització de documents es realitza en escàners d'alta producció de fins a 180 imatges per minut o utilitzant escàners especials per a llibres o plans. Segons el tipus de projecte, també es digitalitza amb escàners per a microfilm, podent digitalitzar film, microfitxes, negatius, diapositives..

Però un document electrònic no és res si no va acompanyat dels índexs que permetin la seva recuperació posterior. En aquesta fase del procés, NORMADAT desenvolupa mètodes de captura a la mesura de cada projecte, utilitzant OCR o videoenregistrament i validant cada camp segons indiqui el client (aplicació de dígits de control, comprovació contra base de dades…)

La posada a la disposició dels documents a l'usuari es pot realitzar mitjançant suport (CD, DVD…), línia de dades, FTP o mitjançant l'explotació web dels documents electrònics en la nostra pròpia pàgina (SSL 256 bits), en aquest últim cas sense que el client hagi d'adquirir cap llicència de programari, encarregant-se NORMADAT del manteniment d'aquesta aplicació i de les imatges en els nostres propis servidors.

Exhaustius mètodes de control de qualitat (com el videoenregistrament, que suposa la supervisió visual del 100% dels documents digitalitzats) asseguren al client la correcta execució del projecte.

El procés de digitalització d'arxius i documents es pot realitzar en les instal·lacions del client amb mitjans propis (tot material subministrat per Normadat) o del client, en cas de ser necessari.

Recollida. A Madrid amb mitjans propis o en tota Espanya amb empreses de missatgeria.

Tractament. El primer pas és l'eliminació dels documents de qualsevol element d'unió (clips, grapes…), l'extracció dels originals de carpetes, bosses… i la classificació manual si fos necessària.

Digitalització i escanejat de documents. Conversió del paper en imatges electròniques mitjançant la utilització d'escàners de mitjana i alta producció, i escàners de plans. Utilització de VRS® per a millora de la imatge: eliminació de vores, redreçat d'imatge, millora de contrastos …

Reconeixement òptic. Configuració per a realitzar tractament d'imatges, validacions sobre imatge i reconeixement semiestructurat de formats, caràcters, marques, codis de barres...

Enregistrament/verificació. Sistema d'enregistrament intel·ligent, dissenyat per a minimitzar el nombre de pulsacions manuals complementàries, amb processos de doble enregistrament de camps crítics i control de qualitat del 100% de les imatges mitjançant el videoenregistrament.

Validació. Introducció de regles específiques, validació contra bases de dades, validació contra informació de Host…

Exportació de dades i imatges en formats estàndard (txt, mdb, xml i tiff, pdf…) i explotació web.

Digitalización de alta producción

MÉS INFORMACIÓ:

Nom i Cognom
Empresa
Telèfon
Email *
Comentaris:

La digitalització d'alta producció permet accedir al document escanejat i passar per OCR (Reconeixement de caràcters), per a facilitar les cerques i poder treballar amb els documents en qualsevol moment.

Normadat compta amb el personal més especialitzat en tasques de digitalització d'alta producció.

La digitalització d'alta producció comporta manejar grans volums d'informació al mateix temps, sense perdre el ritme i fent que la informació digitalitzada arribi als nostres clients en el temps establert per contracte.

 

EXEMPLES DE DIGITALITZACIÓ D'ARXIUS:

  • Les companyies de transport digitalitzen els seus albarans per a poder gestionar-los en els seus sistemes informàtics immediatament.
  • Els hospitals digitalitzen els seus historials clínics per a no perdre detall de l'evolució dels pacients, sense perdre el temps a buscar en un arxiu físic.
  • Els bancs digitalitzen la documentació de transaccions amb els seus clients per a agilitar tots els tràmits.
  • Els notaris digitalitzen la documentació amb la qual treballen o els advocats digitalitzen els seus casos per a poder utilitzar-ho en qualsevol part que es requereixi, portant només un pendrive per exemple, sense necessitat de transportar grans quantitats de documentació, que a vegades no seria necessari.
  • Els jutjats digitalitzen els expedients per a accelerar els processos judicials i descongestionar els jutjats.

Segur que el teu sector també maneja grans quantitats d'informació en paper que pot optimitzar-se de manera considerable per a treballar cada dia.

proceso de digitalización de documentos y archivos
archivo de empresa digitalizado